Créer un plan comptable

La première opération à faire lorsque l’on démarre avec Gallimea est de choisir et d’adapter le plan comptable. Qu’est-ce que c’est et comment s’y prendre?

Le plan comptable est la colonne vertébrale d’une comptabilité et donc de Gallimea, il est constitué de comptes.

Définir un compte

Un compte est constitué de trois informations: un numéro, une désignation et un type.

Exemples:

Le numéro

Vous pouvez choisir les numéros que vous désirez, le champ s’appelle numéro, mais il peut contenir des lettres. L’usage en Suisse est d’utiliser des numéros à 4 chiffres.

Il faut savoir que les comptes seront triés par numéro sur les documents, c’est la principale contrainte qui vous fera choisir un numéro plutôt qu’un autre.

Plutôt que de réinventer la roue, vous pouvez partir des plans comptables fournis par Gallimea, vous inspirer du plan fourni comme ressources, utiliser le plan proposé par votre association, etc.

La désignation

C’est le nom du compte, nous vous conseillons d’utiliser des désignations pas trop longues qui permettront à la personne qui saisit les écritures de retrouver facilement les comptes, mais suffisamment claire pour que les personnes qui liront vos résultats.

Le type

Nous rentrons ici dans le cœur de la comptabilité, c’est ici que tout se joue et ce qu’il faut avoir compris un minimum pour être à l’aise avec la saisie d’écritures!

Sans prétendre vous donner un cours de comptabilité en quelques lignes, voici ce qu’il faut retenir.

Il y a les comptes qui composent le bilan, il s’agit des comptes de types « actif » et « passif ».

Ces comptes ne sont pas mis à zéro au début d’un exercice, ils évoluent au travers des exercices.

Et les comptes qui composent le compte de résultat, il s’agit des comptes de types « Charges » et « Produits ».

Ces comptes sont remis à zéro chaque année, c’est eux qui vont pouvoir déterminer le résultat de l’exercice (bénéfice ou perte).

Comptes actifs

Les comptes de type « actif » représentent la fortune de l’entité.
Exemples: Caisse, Banque, Stock, Véhicule, etc.

Ces comptes augmentent au débit et diminuent au crédit. Au débit on augmente sa fortune et au crédit on la diminue.

Comptes passifs

Les comptes de types « passif » représentent ce que l’entité doit à des tiers, quand on parle de tiers cela peut être vous-même en temps que propriétaire de l’entité.
Exemple: Prêt, Provision, Capital, etc.

Ces comptes augmentent au crédit et diminuent au débit. Au crédit on augmente ce que l’on doit et au débit on le diminue.

Comptes charges

Les comptes de types « Charges » vont récolter toutes les dépenses de l’exercice.

Exemple: Achat de matière, Charge de locaux, téléphone, etc.

Ces comptes augmentent au débit et diminuent au crédit. Au débit on augmente ses dépenses et au crédit on les diminue.
Dans une utilisation normale, ils seront donc au débit.

Comptes produits

Les comptes de types « Produits » vont récolter toutes les recettes de l’exercice.

Exemple: Vente de produits, cotisations, dons, etc.

Ces comptes augmentent au crédit et diminuent au débit. Au crédit on augmente les recettes et au débit on les diminue.
Dans une utilisation normale, ils seront donc au crédit.

Vous avez encore un peu de mal à savoir si un compte doit aller au crédit ou au débit? N’hésitez pas à lire notre article sur le sujet.

En conclusion

Il faut savoir pourquoi et pour qui l’on crée le plan comptable.

En théorie, vous pourriez très bien travailler avec un seul compte de charges et un seul compte de produits. Aucun souci, vous saurez à la fin de l’exercice quel est le montant du bénéfice ou de la perte. Mais si le montant ne vous plaît pas, vous ne pourrez pas comprendre avec deux comptes d’où vient le problème, en général une perte importante.

Il faut donc peser le pour et le contre et créer un plan comptable aussi petit que possible, mais aussi complet que nécessaire.